Masyarakat merupakan suatu kumpulan keluarga-keluarga dan
perorangan-perorangan di suatu wilayah, yang tertata secara baik dan
benar-benar saling berdekatan dengan unsur-unsur kehidupan umum, yang
ditunjukkan dalam sikap, budaya/adat, kebiasaan, dan bahasa.
Suatu masyarakat mempunyai ciri-ciri berikut:
(a) mempunyai nilai-nilai umum yang diakui bersama;
(b) mempunyai batasan hubungan normatif;
(c) saling membutuhkan;
(d) mengenal pemilikan;
(e) mempunyai pembagian peran (tingkatan-tingkatan); dan
(f) mencakup suatu wilayah tertentu.
Masyarakat, termasuk masyarakat pesisir, terdiri dari
berbagai macam latar belakang seperti mata pencarian, tingkat penghasilan,
pendidikan, dan sebagainya. Tujuan hidup setiap orang pun berbeda-beda. Namun
demikian, mestinya setiap orang ingin agar taraf hidup keluarganya meningkat
dari waktu ke waktu. Hanya mungkin belum tahu apa yang harus diperbuat selain
apa yang sudah dijalani selama ini.
Boleh jadi sebagian anggota masyarakat mempunyai latar
belakang mata pencarian yang sama, permasalahan yang dihadapi sama, dan bahkan
nasib yang sama. Namun mereka bekerja sendiri-sendiri dan menghadapi masalah
sendiri-sendiri pula. Apalah daya, nasib hampir tidak berubah dari dulu sampai
sekarang. Oleh karena itu, para anggota masyarakat yang mempunyai kesamaan
latar belakang dan tujuan tersebut perlu berhimpun dalam suatu wadah; wadah
yang bertujuan untuk memperjuangkan kepentingan
bersama. Wadah ini berupa organisasi masyarakat. Dengan
berhimpun dalam wadah tersebut, para anggota dapat sering melakukan
silaturahmi, kemudian dapat saling tukar informasi dan pengalaman.
Dengan demikian, mereka dapat melahirkan gagasan-gagasan
baru dan secara tidak disadari, mereka membangun jaringan kerjasama. Ini berarti
bahwa organisasi masyarakat merupakan sarana untuk pemberdayaan masyarakat.
Bentuk dan namanya dapat saja beraneka ragam, misalnya kelompok usaha bersama
pemindang ikan, perkumpulan pengolah ikan asap, koperasi serba usaha pengolah
ikan, himpunan nelayan, serikat nelayan, dan semacamnya. Anggota kelompok perlu
menyepakati aturan bersama demi kelancaran usaha atau kegiatan bersama dan
memperoleh keuntungan bersama.
Secara umum, berbagai jenis organisasi masyarakat yang ada
dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:
(a) memperjuangkan kepentingan ekonomi, yaitu langsung
berhubungan dengan kepentingan usaha para anggotanya (misalnya kelompok usaha
bersama/KUB, koperasi, lembaga keuangan mikro);
(b)memperjuangkan kepentingan anggota yang senasib atau
bertujuan sama (misalnya himpunan/serikat nelayan, perkumpulan wanita nelayan);
dan
(c) memperjuangkan kelestarian sumberdaya alam (kelompok
pelestari terumbu karang, kelompok masyarakat pengawas bakau, kelompok pengawas
daerah perlindungan laut, himpunan pecinta laut bersih).
Sebenarnya, tujuan akhir kelompok (b) dan (c) sama dengan
kelompok (a),
yaitu untuk kepentingan ekonomi juga.
Tujuan jangka panjang pengorganisasian masyarakat ialah:
(a) meningkatkan peran-serta masyarakat dalam kegiatan
sosial-ekonomi;
(b) membentuk dan memperkuat organisasi-organisasi
masyarakat dalam memanfaatkan dan mengelola
sumberdaya alam;
(c) meningkatkan pendapatan dan perbaikan kesejahteraan
masyarakat melalui penyediaan peluang mata pencarian sampingan dan pengganti
secara berkelanjutan;
(d) mengembangkan keterampilan dan kemampuan swadaya
masyarakat melalui organisasi mereka;
(e) meningkatkan kesadaran dan kepedulian masyarakat untuk
melindungi dan memulihkan sumberdaya alam; dan
(f) menggali dan mengembangkan teknologi terapan, tepatguna,
murah, dan menggunakan bahan yang dapat dengan mudah diperoleh dari daerah
setempat.
Dalam setiap organisasi diperlukan pengurus, yaitu sebagian
diantara anggota yang diberi kepercayaan berdasarkan kesepakatan para anggota
untuk menjalankan kegiatan organisasi selama masa bakti tertentu. Susunan
pengurus ialah ketua yang dipilih oleh seluruh anggota, sekretaris dan
bendahara yang ditunjuk oleh ketua ataupun dipilih oleh anggota (yang
tergantung pada kesepakatan anggota), dan boleh saja tambahan jabatan lainnya
sesuai dengan kebutuhan setempat, misalnya wakil ketua, ketua seksi, dan
seterusnya.
Siapa bertanggung jawab kepada siapa dinyatakan pada bagan
organisasi yang diperjelas dalam rincian tugas setiap jabatan pengurus. Dalam
hal organisasi masyarakat yang berkecimpung dalam kegiatan riil, misalnya
kelompok usaha bersama atau kelompok pelestari sumberdaya perikanan, jumlah
anggota organisasi biasanya dibatasi antara 20 hingga 30 orang agar
berhasilguna. Maksudnya, seluruh anggota dapat terlibat bersama-sama.
Organisasi tersebut harus menetapkan sekretariat sebagai
tempat pertemuan dan guna memudahkan pihak luar organisasi apabila perlu
menghubungi pengurus. Para anggota perlu menyepakati nama organisasi mereka dan
papan nama organisasi perlu dipasang di depan sekretariat. Organisasi perlu
menjalankan administrasi, misalnya mencatat surat keluar/ masuk, menyimpan
dokumen (termasuk risalah pertemuan), informasi mengenai usaha anggota,
mencatat penerimaan dan pengeluaran keuangan organisasi, dan semacamnya.
Apabila dikehendaki, kartu anggota dapat diterbitkan. Organisasi masyarakat
membutuhkan pengakuan, misalnya pengesahan oleh Kepala Desa (misalnya kelompok
masyarakat pengawas bakau), berbadan hukum yang diterbitkan oleh Dinas Koperasi
dan Usaha Kecil-Menengah Kabupaten/Kota (misalnya koperasi perikanan),
pengukuhan oleh Bupati (misalnya kelompok pengelola bakau), dan sebagainya.
Sejauh mana pengakuan tersebut tergantung pada tahap kemajuan organisasi
masyarakat dan apa manfaat pengakuan tersebut.
Setiap organisasi harus menetapkan kapan saja rapat berkala
sebagai sarana demokratis untuk antara lain membicarakan rencana kerja,
mengatasi masalah yang timbul, dan menetapkan keputusan. Jenis rapat berkala di
luar rapat pengurus sewaktu-waktu sesuai kebutuhan antara lain ialah:
(1) rapat pengurus bulanan,
(2) rapat anggota tahunan, dan
(3) rapat lengkap anggota (untuk menilai laporan
pertanggungjawaban pengurus dan memilih pengurus masa bakti berikutnya).
Segala ketentuan/peraturan dalam organisasi masyarakat perlu
dirumuskan dalam Anggaran Dasar (berisi ketentuan pokok) dan Anggaran Rumah
Tangga (berisi penjelasan ketentuan dalam Anggaran Dasar).
PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu;
• Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan
yang saling terjalin secara
simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan
dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.
• Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan
keputusan, penciptaan
kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan
dari keadaan yang baik pada
masa kini hingga masa depan.
Teori-teori organisasi :
a. Menurut G. R Terry :
- Pengorganisasian dalam pengertian real (real sense)
menunjukkan hubungan antar
manusia sebagai akibat organisasi.
- Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan
hubungan antara unit-unit/
departemen-departemen kerja.
b. Menurut Drs. M. Manullang :
- Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses
penetapan dan pembagian pekerjaan
yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung
jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur
organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif
mungkin untuk pencapaian tujuan.
- Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang
bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi
atau bagan organisasi. Jadi
organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian,
dalam arti statis disebut organisasi.
c. Menurut Drs. Soekarno K. :
- Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat
manajemen, sehingga
memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajer
dapat bergerak. Jadi,
sama dengan organisasi dalam arti statis.
- Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam
pengertian dinamis) adalah
organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat
bergerak dalam batas
tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi
itu mengadakan pembagian
pekerjaan.
d. Menurut Koontz & O’Donnel
- Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan
penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan
kegiatan tersebut ke dalam
suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta
melimpahkan wewenang untuk
melakukannya.
e. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian :
- Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang
atau lebih yang bekerja
bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah
ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok
orang yang disebut
bawahan.
f. Menurut James D. Mooney :
- Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk
mencapai tujuan bersama.
g. Menurut Chester I. Barnard :
- Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang
terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.
h. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro :
- Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan
struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang
bekerja sama secara tertentu untuk bersamasama mencapai suatu tujuan tertentu.
Aspek-aspek penting dari definisi-definisi di atas adalah :
1. Adanya kelompok orang yang bekerja sama.
2. Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai
3. Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan
4. Adanya penetapan dan pengelompokkan pekerjaan
5. Adanya wewenang dan tanggung jawab
6. Adanya pendelegasian wewenang
7. Adanya hubungan (relationship) satu sama lain
8. Adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan
pekerjaan
9. Adanya tata tertib yang harus ditaati.
Macam-macam organisasi :
a. Berdasarkan proses pembentukannya :
1. Organisasi formal : Organisasi yang dibentuk secara sadar
dengan tujuan-tujuan tertentu,
yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal (misalnya :
AD, ART dan peraturan tertulis).
2. Organisasi informal : Organisasi yang terbentuk tanpa
disadari sepenuhnya, dengan tujuan yang juga tidak sepenuhnya disadari karena
terjalin lewat hubungan-hubungan pribadi yang tidak tertulis.
b. Berdasarkan kaitannya dengan pemerintah :
1. Organisasi resmi, organisasi yang dibentuk oleh (atau ada
hubungannya dengan)
pemerintah, misalnya jawatan, lembaga pemerintah, perusahaan
negara, dll.
2. Organisasi tidak resmi, organisasi yang tidak ada
hubungannya dengan pemerintah,
misalnya organisasi swasta.
c. Berdasarkan skala (ukuran) :
1. Organisasi besar
2. Organisasi sedang (menengah)
3. Organisasi kecil
d. Berdasarkan tujuan :
1. Public organization (organisasi pelayanan), organisasi
sosial yang tujuan utamanya untuk
melayani kepentingan umum, tanpa perhitungan untung-rugi;
tujuannya adalah layanan dan bukan laba. Misalnya pemerintah, yayasan, dll.
2. komersil (mendapatkan laba)dan semua tindakannya selalu
bermotifkan laba (profit motive).
e. Berdasarkan organization chart (bagan organisasi) :
1. Berbentuk segitiga vertikal, pada bagan organisasi ini,
manajemen puncak terdapat pada
puncak segitiga, semakin dekat ke puncak segitiga, jabatan
semakin tinggi dan sebaliknya. Bagan organisasi ini semakin ke bawah semakin
melebar.
2. Berbentuk segitiga horisontal dari kiri ke kanan,
manajemen puncak terdapat pada sebelah kiri dan cara membacanya dari kiri ke
kanan. Bagan ini melebar ke kanan, berarti posisi yang paling kanan adalah
kedudukan yang paling rendah.
3. Berbentuk lingkaran (circulair), menurut bagan ini puncak
manajemen terdapat pada pusat lingkaran; semakin dekat posisi jabatan ke pusat
lingkaran, semakin penting fungsinya.
Struktur
departemen organisasi secara formal dapat dilakukan dengan tiga cara pokok :
1. Departementasi Fungsional, organisasi menurut fungsi
menyatukan semua orang yang
terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas
berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen. Seperti pemasaran atau
keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit.
2. Departementasi divisional, departemen perusahaan besar
yang berupa bisnis terpisah;
mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik
atau melayani pasar spesifik.
3. Organisasi proyek dan matriks, struktur sebuah organisasi
yang di dalamnya setiap
karyawan melapor kepada manajer fungsional atau manajer
divisi.
Manajemen Keuangan
Pendidikan
Pengertian Manajemen
Manajemen keuangan adalah manajemen terhadap fungsi-fungsi
keuangan. Fungsi keuangan merupakan kegiatan utama yang harus dilakukan oleh
mereka yang bertanggung jawab dalam bidang tertentu. Sedangkan fungsi manajemen
keuangan adalah mengatur penggunaaan dana dan pendapatan dana. Menurut Thomas
H. Jones manajemen keuangan dibagi menjadi tiga tahap, yaitu :
Perencanaan keuangan(budgeting)
Pelaksanaan pelaksanaan (akunting)
Penilaian/evaluasi (auditing)
2.2 Organisasi Pendidikan sebagai Organisasi Sektor Publik
Organisasi sektor publik organisasi yang memiliki keunikan
tersendiri dan memiliki sumber daya yang besar yang melakukan transaksi
keuangan dan ekonomi tetapi bukan untuk mencari laba sehingga dapat disebut
sebagai organisasi nirlaba.
Tujuan organisasi nirlaba menurut Henke O. Emerson adalah
untuk memberikan layanan-layanan sosial tanpa maksud untuk mengambil keuntungan
atau laba. Organisasi seperti ini tanpa kepemilikan saham yang dijual atau
diperdagangkan oleh perorangan. Adapun kelebihan pendapatan digunakan untuk
meningkatkan kemampuan layanan dari organisasi. Layanan organisasi
didistribusikan atas dasar kebutuhan bukan atas permintaan. Contoh organisasi nirlaba
adalah pemerintah, perguruan tinggi, rumah sakit, tempet ibadah, yayasan dan
lain-lain.
Ciri-ciri organisasi sektor publik,
yaitu :
Dijalankan tidak untuk mencari keuntungan finansial
Dimiliki secara kolektif oleh pihak public
Kepemilikan atas sumber daya tidak dalam bentuk saham yang
dapat diperjualbelikan
Keputusan-keputusan yang terkait kebijakan maupun
operasional didasarkan pada konsesus.
Organisasi nirlaba dibagi 2, yaitu :
Organisasi Nirlaba Public(Public Nonprofit Organization)
adalah organisasi yang diciptakan oleh komunitas formal dengan tujuan
memberikan pelayanan terhadap masyarakat. Mereka memiliki sanksi hokum yang
membolehkan mereka untuk menarik pajak sebagai sumber organisasinya, contohnya
lembaga-lembaga pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.
Organisasi Nirlaba Swasta(Private Nonprofit Organization)
adalah organisasi yang diciptakan oleh kelompok orang yang memiliki perhatian
pada jenis layanan tertentu,seperti pendidikan dan kesehatan dalam masyarakat
yang diselenggarakan atas dasar nirlaba. Lembaga ini pada umumnya diberi izin
oleh pemerintah tetapi tidak memiliki kewenangan untuk menarik pajak sebagai
sumber lembaganya. Sedangkan sumber lembaganya berasal dari bantuan sukarela
untuk sebagian atau seluruh sumber lembaganya.
2.3 Penganggaran (Budgeting)
Penganggaran (Budgeting) adalah proses punyusunan anggaran
yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan uang yang digunakan sebagai
pedoman dalam melaksanakan kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. Anggaran
merupakan pernyataan mengenai estimasi kerja yang hendak dicapai selama periode
tertentu dalam ukuran finansial.
2.3.1 Karakteristik Anggaran
Anggaran memiliki dua sisi, yaitu :
Sisi penerimaan, menggambarkan perolehan atau besarnya
dana yang diterima oleh lembaga dari setiap sumber dana.
Sisi pengeluaran, menggambarkan besarnya kegiatan yang
harus dikeluarkan untuk tiap komponen program.
2.3.2 Fungsi Anggaran
Anggaran disamping sebagai alat untuk perencanaan dan
pengendalian manajemen juga merupakan alat bantu bagi manajemen dalam
mengarahkan suatu organisasi dalam posisi kuat atau lemah ( Nanang Fattah,
2000: 49 ). Sementara beberapa fungsi anggaran dalam manajemen organisasi
sektor publik menurut Deddy Nordiawan (2006: 48-49) adalah sebagai berikut :
Alat perencanaan
Dengan fungsi ini, organisasi mengetahui apa yang harus
dilakukan dan ke arah mana kebijakan dibuat.
Alat pengendalian
Dengan adanya anggaran, organisasi sektor publik dapat
menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar (overspending ) atau
penggunaan dana yang tidak semestinya(misspending).
Alat kebijakan
Dengan adanya anggaran, organisasi dapat menentukan arah
atas kebijakan tertentu.
Alat politik
Dengan adanya anggaran dapat dilihat komitmen pengelola
dalam melaksanakan program-program yang telah dijanjikan.
Alat koordinasi dan telekomunikasi
Dengan adanya dokumen anggaran yang komprehensif, sebuah
bagian atau departemen dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan yang akan
dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit kerja lainnya.
Alat penilaian kinerja
Anggaran adalah suatu ukuran yang bisa menjadi patoka apakah
suatu bagian atau unit kerja telah memenuhi target, baik berupa terlaksananya
aktivitas maupun terpenuhinya efisiensi biaya.
Alat motivasi
Anggaran dapat digunakan sebagai alat motivasi dengan
menjadikan nilai-nilai nominal yang tercantum sebagai target pencapaian.
2.3.3 Prinsip-Prinsip dan
Prosedur Anggaran
Prinsip-prinsip penyusunan anggaran jika dikaitkan dengan
anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian menurut Nanang Fattah
(2000:49), yaitu :
Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas
dalam sistem manajemen organisasi
Adanya sistem akutansi yang memadai dalam melaksanakan
anggaran
Adanya penelitian dan analisis untuk manila kinerja
organisasi
Adanya dukunagn dari pelaksana dari tingkat atas hingga
yang paling bawah
Prinsip-prinsip penyusunan anggaran jika dikaitkan dengan
fungsi dan peran anggaran sebagai pedoman bagi organisasi publik dan pemerintah
menurut Deddy Nordiawan(2006:49-50), yaitu :
Otorisasi dan legislative
Komprehensif/menyeluruh
Keutuhan
Nondiscretionary aprosimasi
Periodic
Akurat
Jelas
Transparansi
Prosedur penyusunan anggaran, yaitu :
Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan
selam periode anggaran
Mengidentifikasi sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang,
jasa, dan barang
Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran
pada dasarnya merupakan pernyataan finansial
Memformulasikan anggaran dalam bentuk format yang telah
disetujui dan dipergunakan oleh instansi tertentu
Menyusun usulan anggaran untuk memperoleh persetujuan dari
pihak yang berwenang.
Melakukan revisi usulan anggaran
Persetujuan revisi anggaran
Pengesahan anggaran
Bentuk-bentuk anggaran, antara lain :
1. Anggaran Butir-Per Butir (Line Item Budget)
Setiap pengeluaran dikelompokkan berdasarkan
kategori-kategori atau jenis butir tertentu
Kelebihan :
Lebih simpel
Mudah dalam pengawasan pengeluaran biaya
Kelemahan :
Tidak membantu dalam pengambilan keputusan
Tidak akan menunjukkan antara masukan dengan keluaran
program
Tidak bisa menganalisis untung rugi (cost benefit
analisis)
Lebih mengarahkan pada pembukuan dan tidak terhadap tujuan
program
2. Anggaran Program (Program Budget System)
Bentuk anggaran yang dirancang untuk mengidentifikasi biaya
yang dibutuhkan oleh tiap-tiap program yang akan dilaksanakan.
Keuntungan :
Mengorganisasikan sejumlah besar pengeluaran menjadi
rencana yang logis dan konkrit.
Merangsang perencanaan tahunan dan reevaluasi periodik
dari pelaksanaan rencana.
Menghindari sentralisasi berlebihan, dimana keputusan
menumpuk di tingkat atas.
3. Anggaran berdasarkan Kinerja (Performaced – Based Budget)
Pekerjaan dalam suatu program dipecah dalam bentuk kerja dan
unit hasil yang dapat diukur. Hasil pengukurannya digunakan untuk menghitung
masukan dana dan tenaga yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan suatu
program.
4. PPBS / SP4 (Planning Programing Budgeting System / Sistem
Perencanaan Penyusunan Program Dan Penganggaran)
PPBS/SP4 merupakan kerangka kerja dalam perencanaan dengan
pengorganisasian informasi dan menganalisisnya secara sistematis.
Ciri-ciri PPBS / SP4 , yaitu :
Perencanaan menggunakan pendekatan sistem.
Orientasi perencanaan pada pengeluaran.
Penganggaran didasarkan oleh program yang telah
ditetapkan.
Keseimbangan antara otonomi dan pengarahan harus
diperhatikan berdasarkan pada prinsip perencanaan bawah atas (bottom-up) dan
atas bawah (top-down).
Perencanaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dan
berguling (rolling plan).
Tiga unsur PPBS / SP4 yang saling menunjang : Siklus
operasi yang mengatur seluruh urutan jadwal kegiatan yang disesuaikan dengan
siklus DUP da DIP.
Stuktur program yaitu gambaran hieraki program yang
disusun dengan bertitik tolak dari permasalahan yang dihadapi pada tahun
mendatang.
Sistem informasi yang meliputi, dokuman pengarahan,
perencanaan program koordinatif, konsep program opersional, usulan program,
memo keuangan, DUP(Daftar Usulan Proek), DIP(Daftar Isian Proyek) serta
petunjuk operasional.
Kelebihan :
Taksonomik, artinya penggolongan tujuan berdasarkan jenis
tujuan.
Analitik, ada perbandingan antara keuntungan dan kerugian
alternatif.
Proyektif, yaitu memberi perencanaan jangka panjang.
Konsentrik, yaitu memberikan perhatian pada pencapaian
tujuan akhir.
Evaluatif, yaitu memberi kemudahan menilai keberhasilan
program dan efektifitas penggunaan sumber-sumber.
Kelemahan :
Kekeliruan mengakibatkan pemborosan sumber-sumber.
Sering kali mengabaikan tujuan kualitatif yang sukar
diukur.
Kekurangan data / informasi dapat mengakibatkan kesalahan.
penentuan prioritas, alokasi biaya dan waktu penyelesaian suatu program.
5. Anggaran Baerbasis Nol (Zero Based Budget/ZBB)
Setiap aktivitas atau program yang telah diadakan di
tahun-tahun sebelumnya tidak secar otomatis bisa dilanjutkan, tetapi harus
melaui suatu proses evaluasi terlebih dahulu.
Prosesnya :
Membagi semua operasi dari organisasi dalam unit-unit
keputusan(program, aktivitas, atau unit organisasi di tingkat rendah)
Dasar pembagiannya adalah aktivitas secara spesifik, jasa
spesifik yang diberikan, sub unit atau aktivitas alternative yang dilakukan
untuk mencapai tujuan dari program
Memilih cara yang terbaik untuk menyediakan jasa
berdasarkan analisis biaya-manfaat atau analisis lain(pertimbangan politis)
Menentukan pilihan atas beberapa unit organisasi sehingga
didapat keputusan tenetang berapa banyak jasa yang akan disediakan ( sama
dengan tahun lalu, ditambah atau dikurangi.)
2.4 Akuntansi
Akuntansi adalah bahasa yang digunakan untuk menggambarkan
hasil kegiatan ekonomi (Henke O. Emerson, 1991:3 ). Kegiatan-kegiatan tersebut
melibatkan konversi (perubahan) sumberdaya yang ada menjadi barang dan jasa
yang bisa dipakai. Oleh karena itu, akunting berkaitan dengan mengukur dan
menyingkap hasil dari kegiatan konversi sumber daya tadi. Teknik menajemen yang
digunakan adalah MBO (Management By Objective). Kegiatan yang dimaksud adalah
kegiatan financial (keuangan) di dalam organisasi laba dan nirlaba.
Akuntasi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan, dan
pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis
dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan (Arens & Loebbecke, 1996:3). Fungsi akuntansi bagi badan usaha
dan masyarakat adalah menyajikan informasi kuantitatif tertentu yang dapat
digunakan oleh pimpinan entitas ekonomi maupun pihak lainnya untuk mengambil
keputusan. Agar informasi penyajian tepat, maka seorang akuntan harus memiliki
pengetahuan baik mengenai prinsip-prinsip dan aturan-aturan dalam penyusunan
informasi akuntansi. Disamping itu,seorang akuntan harus mengembangkan system
yang dapat menjamin bahwa semua peristiwa ekonomi yang terjadi dalam organisasi
dapat tercatat dengan mencukupi pada saat yang tepat dengan biaya yang pantas.
Pengorganisasian Masyarakat PENGORGANISASIAN MASYARAKAT DALAM KEPERAWATAN KOMUNITAS
Manajemen
merupakan proses pelaksanaan kegiatan organisasi melalui upaya orang lain untuk
mencapai tujuan bersama. Sedangkan manajemen keperawatan dapat diartikan
sebagai pelaksanaan pelayanan keperawatan melalui staf keperawatan untuk
memberikan asuhan keperawatan, pengobatan dan rasa aman, kepada individu,
keluarga, kelompok dan masyarakat. Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen
kedua yang penting dilaksanakan oleh setiap unit kerja sehingga tujuan
organisasi dapat dicapai dengan berdaya guna dan berhasil guna.
Pengorganisasian merupakan pengelompokan yang terdiri dari beberapa aktifitas
dengan sasaran untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan masing-masing
kelompoknya untuk melakukan koordinasi yang tepat dengan unit lain secara
horizontal dan vertikal untuk mencapai tujuan organisasi sebagai organisasi
yang komplek, maka pelayanan keperawatan harus mengorganisasikan aktivitasnya
melalui kelompok-kelompok sehingga tujuan pelayanan keperawatan akan tercapai.
Ruang rawat
merupakan salah satu pusat pelayanan kesehatan termasuk pelayanan keperawatan
yang dilakukan oleh semua tim kesehatan dimana semua tenaga termasuk perawat
bertanggung jawab dalam penyelesaian masalah kesehatan klien. Pengorganisasian
pelayanan keperawatan secara optimal akan menentukan mutu pelayanan keperawatan
yang diberikan Yang menjadi bahasan dalam pelayaan keperawatan diruang rawat
meliputi : struktur organisai ruang rawat, pengelompokkan kegiatan (metode
pengawasan), koordinasi kegiatan dan evaluasi kegiatan kelompok kerja ; yang
bertujuan untuk memberikan gambaran tentang struktur organisasi dalam pelayanan
keperawatan untuk mencapai tujuan.
- B. Rumusan Masalah
- Jelaskan defenisi dari pengorganisasian masyarakat?
- Sebutkan dan jelaskan model pengorganisasian masyarakat dalam keperawatan komunitas?
- Bagaimanakah Cara pengorganisasian masyarakat dalam keperawatan komunitas?
- C. Tujuan
- Untuk mengetahui defenisi pengorganisasian masyarakat.
- Untuk mengetahui model-model pengorganisasian masyarakat dalam keperawatan komunitas.
- Untuk mengetahui cara pengorganisasian masyarakat dalam keperawatan komunitas.
- A. Defenisi Pengorganisasian
Pengorganisasian
adalah keseluruhan pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tugas,
kewenangan dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu
organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah
ditetapkan. (Siagian,1983 dalam Juniati).
Sedangkan
Szilagji (dalam Juniati) mengemukakan bahwa fungsi pengorganisasian merupakan
proses mencapai tujuan dengan koordinasi kegiatan dan usaha, melalui penataan
pola struktur, tugas, otoritas, tenaga kerja dan komunikasi.
- B. Model Pengorganisasian Masyarakat Dalam Keperawatan Komunitas
Ada tiga
model yang dipergunakan dalam pengorganisasian komunitas, yaitu sebagai berikut
:
- Locality Development
Model ini
lebih menekankan pada peran serta seluruh masyarakat untuk mandiri. Prinsipnya
adalah keterlibatan langsung masyarakat, melayani sendiri, membantu diri
sendiri dalam penyelesaian masalah, dan mengembangkan keterampilan
individual/kelompok dalam proses pemecahan masalah. Peran perawat komunitas dalam
model ini adalah sebagai pendukung, fasilitator, dan pendidik (guru).
- Social Planning
Model ini
lebih menekankan pada perencanaan para ahli dan menggunakaan birokrasi.
Kepuusan komunitas didasarkan pada fakta / data yang dikumpulkan, dibuat
keputusan secara rasional. Penekanan pada penyelesaian masalah bukan proses –
pengambilan keputusan harus cepat dan berorientasi pada tujuan / hasil. Model
ini menggunakan pendekatan langsung (perintah) dalam rangka untuk megubah
masyarakat, dengan penekanan pada perencanaan. Peran perawat dalam model ini
adalah sebagai fasilitator, pengumpulan fakta/data, serta menganalisis dan
melaksanakan program implementasi.
- Social Action
Model ini
lebih focus pada korban. Fokus pada model ini adalah mengubah komunitas pada
polarisasi /pemusatan isu yang ada di komunitas dengan menggunakan
konflik/konfrontasi antara penduduk dan pengambilan keputusan/kebijakan.
Penekanan pada proses atau tujuan . fokus utamanya mentransfer kekuatan pada
tingkat kelompok. Peran perawat sebagai aktivis, penggerak dan negosiator.
- C. Cara Pengorganisasian Masyarakat Dalam Keperawatan Komunitas
Tahap –
tahap pengorganisasian Masyarakat yaitu:
- Persiapan sosial
Dalam
praktik perawatan kesehatan, tujuan persiapan sosial adalah meningkatkan
partisipasi atau peran serta masyarakat sejak awal kegiatan sampai dengan
perencanaan program, pelaksanaan kegiatan, dan pengembangan program keperawatan
kesehatan masyarakat.
Ada dua
pendekatan dalam partisipasi masyarakat, antara lain sebagaia berikut :
- Pendidikan partisipasi. Dalam kegiatan ini komunitas dilibatkan dalam perencanan, penyelesaian masalah, tetapi biasanya dengan pendekatan ini proses perubahan lambat. Namaun keuntungannya, kelompok/masyarakat merasa memiliki dan komunnitas berubah, dalam jangka waktu yang panjang.
- Pendidikan langsung (perintah). Dalam pendekatan ini proses berubah ditentukan oleh kekuatan luar, proses berubah berjalan cepat. Namun kerugiannya, masyarakat merasa memiliki dan perubahan hanya berlangsung dalam jangka pendek. Kegiatan – kegiatan dalam persiapan sosial ini lebih ditingkatkan kepada persiapan – persiapan yang harus dilakukan baik aspek teknis, administrative, dan program – program kesehatan yang akan dilaksanakan.
Dalam tahap
persiapan sosial ada tiga kegiatan yang harus dilakukan, antara lain sebagai
berikut.
- Pengenalan masyarakat. Tahap ini dapat dilakukan melalui jalur formal – sebagai pihak yang bertanggung jawab secara teknis, administrative dan birokratif terhadap suatu wilayah yang akan dijadikan daerah binaan. Pendekatan terhadap informal leader umumnya melalui pemerintahan setempat yang bertanggung jawab terhadap wilayah tersebut dan pusat kesehatan masyarakat atau instansi terkait yang bertanggung jawab dalam bidang kesehatan masyarakat. Pendekatan ini diawali dengan surat permintaan daerah binaan yang akan dijadikan lahan praktik dan dilengkapi proposal rencana pembinaan. Selanjutnya, mengadakan pendekatan dengan tokoh-yokoh di wilayah tersebut.
- Pengenalan masalah. Untuk dapat mengenal masalah kesehatan masyarakat secara menyeluruh, dapat dilakukan survey kesehatan masyarakat dalam ruang lingkup terbatas, sehingga masalah – masalah yang dirumuskan benar – benar masalah yang menjadi kebutuhan masyarakat setempat. Oleh karena itu, keterlibatan masyarakat sangat diperlukan, sehingga mereka menyadari sepenuhnya masalah yang mereka hadapi dan mereka sadar bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Masalah yang ditemukan pada tahap ini tentunya tidak hanya satu masalah, sehingga perlu disusun skala prioritas penanggulangan masalah bersama – sama may=yarakat formal dan informal.
- Penyadaran masyarakat. Tujuan tahap ini adalah menyadarkan masyarakat agar mereka :
- Menyadari masalah- masalah kesehatan dan keperawatan yang mereka hadapi;
- Secara sadar mereka ikut berpartisispasi dalam kegiatan penanggualangan masalah kesehatan dan keperawatan yang mereka hadapi;
- Tahu cara memenuhi kebutuhan upaya pelayanan kesehatan dan keperawatan sesuai denngan potensi dan sumber daya yang ada pada mereka.
Agar
masyarakat dapat menyadari masalah dan kebutuhan mereka akan pelayanan
kesehatan dan keperawatan diperlukan suatau mekanisme yang terencana dan
terorganisasi denga baik. Istilah yang sering digunakan dalam keperawatan
komunitas untuk menyadarkan masyarakat adalah lokakarya mini kesehatan,
musyawarah masyarakat desa atau rembuk desa. Hal – hal yang perlu mendapat
perhatian dalam penyadaran masalah adalah ;
- Libatkan masyarakat;
- Dalam menyusun rencana penanggulangan masalah disesuaikan dengan potensi dan sumber daya yang ada pada masyarakat;
- Hindari konflik dari berbagai kepentingan dalam masyarakat;
- Kesadaran dari kelompok- kelompok kecil masyarakat hendaknya disebarkan kepada kelompok masyarakat yang lebih luas;
- Adakan interaksi dan interelasi dengan tokoh – tokoh masyarakat secara intensif dan akrab, sehingga mereka dapat di manfaatkan untuk usaha motifasi, komunikasi-yang kemudian dapat menggugah kesadaran masyarakat
- Dalam mengatasi sifat-sifat masyarakat, perawat komunitas dapat memanfaatkan jalur kepemimpinan masyarakat setempat untuk mendapatkan legitimasi, sehingga kesadaran masyarakat dapat dipercepat.
Dari
penjelasan tersebut diatas dapat dipahami bahwa dalam pembelajaran
praktik di komunitas yang harus di lakukan adalah pertemuan (temu kenal).
Selanjutnya melakukan pengkajian pada masyarakat dan melakukan mini lokakarya.
- Pelaksanaan
Setelah
rencana penanggulangan masalah disusun dalam mini lokakarya atau musyawarah
masyarakat desa, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan kegiatan sesuai
dengan perencanaan yang telah disusun. Beberapa hal yang harus dipertimbangkan
dalam pelaksanaan kegiatan penanggulangan masalah kesehatan masyarakat adalah :
- Pilihlah kegiatn yang dapat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat.
- Libatkan peran serta masyarakat secara aktif dalam upaya penanggulangan masalah.
- Kegiatan disesuaikan dengana kemampuan, waktu dan sumber daya yang tersedia di masyarakat.
- Tumbuhkan rasa percaya diri masyarakat bahwa mereka mempunyai kemampuan dalam penanggulangan masalah.
Dalam tahap
ini, salah satu kegiatan yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah adalah
penyuluhan kesehatan untuk menanggulangi masalah sesuai dengan skala prioritas
masalah. Agar penyuluhan tersebut mudah dipahami masyarakat, maka petugas
kesehatan atau mahasiswa keperawatan komunitas harus membuat Satuan Acara
Pembelajaran (SAP) disertai lampiran materi penyuluhan dan leaflet.
- Evaluasi
Penillaian
dapat dilakukan setelah pelaksanaan dijalankan dalam jangka waktu tertentu.
Penilaian dapat dilakukan dalam dua cara yaitu:
- Selama kegiatan berlangsung (penilaian formatif), penilaian ini dilakukan untuk melihat apakah pelaksanaan kegiatan yang dijalankan sesuai perencanaan penanggulangan masalah yang disusun. Penilaian ini juga dapat dikatakan monitoring, sehingga dapat diketahui perkembangan hasil yan g akan dicapai.
- Setelah program selesai dilaksanakan (penilaian sumatif), penilaian ini dilakukan setelah melalui jangka waktu tertentu dari kegiatan yang dilakukan. Penilaian ini disebut juga penilaian pada akhir program, sehingga dapat diketahui apakah tujuan atau target dalam pelayanan kesehatan dan keperawatan telah tercapai atau belum.
- Perluasan
Perluasan
merupakan pengembangan dari kegiatan yang akan dilakukan. Perluasan dapat
dilakukan dengan dua cara, yaitu:
- Perluasan kuantitatif, yaitu perluasan dengan menambah jumlah kegiatan yang akan dilakukan, apakah pada wilayah setempat atau di wilayah lainnya sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
- Perluasan kualitatif, yaitu: perluasan dengan meningkatkan mutu atau kualitas kegiatan yang telah dilaksanakan , sehingga dapat meningkatkan kepuasan dari masyarakat yang dilayani.
Koordinasi pengetahuanolahraga
Komponen biomotor koordinasi diperlukan hampir disemua cabang olahraga pertandingan maupun perlombaan, sebab unsur-unsur dasar teknik gerak dalam cabang olahraga meliatkan sinkronisasi dari beberapa kemampuan. Dimana beberapa kemampuan tersebut menjadi serangkaian gerak yang selaras, serasi, dan simultan, sehingga gerak yang dilakukan nampak luwes dan mudah. Dengan demikian sasaran utama dalam latihan koordinasi adalah untuk meningkatkan kemampuan penguasaan gerak. Oleh karena itu tanpa memiliki kemampuan koordinasi yang baik, maka atlet akan kesulitan dalam melakukan teknik secara selaras, serasi, dan simultan.
1.
Pengertian Koordinasi
Koordinasi adalah kemampuan otot dalam mengontrok gerak dengan tepat agar dapat mencapai suatu fungsi khusus (Grana dan Kalenak, 1991:253). Menurut Schmidt(1988:265) dalam Sukadiyanto, koordinasi adalah perpaduan gerak dari dua atau lebih persendian, yang satu sama lainnya saling berkaitan dalam menghasilkan satu keterampilan gerak. Koordinasi merupakan hasil perpaduan kinerja dari kualitas otot, tulang, dan persendian dalam menghasilkan satu gerak yang efektif dan efesien.
Di mana komponen gerak terdiri dari energi, kontaksi otot, syaraf, tulang dan persendian merupakan koordinasi neuromuskuler. Koordinasi neuromuskuler adalah setiap gerak yang terjadi dalam ururtan dan waktu yang tepat serta gerakannya mengandung tenaga. Sebab terjadinya gerak timbul oleh kontraksi otot, dan otot berkontraksi karena adanya perintah yang diterima melalui sistem syaraf.
Koordinasi neuromuskuler meliputi koordinasi intramuskuler dan intermuskuler. Koordinasi intramuskuler adalah kinerja dari seluruh serabut syaraf dan otot dalam setiap kerja otot yang berkontraksi secara maksimum. Kinerja otot tergantung dari interaksi serabut syaraf dan serabut otot di dalam otot itu sendiri. Sedangkan koordinasi intramuskuler menurut Pyke dalam Sukadiyanto (1991:140) yaitu melibatkan efektivitas otot-otot bekerjasama dalam menampilakan satu gerak, sehingga dalam koordinasi intramuskuler kinerjanya tergantung dari interaksi beberapa otot.
Koordinasi adalah kemampuan otot dalam mengontrok gerak dengan tepat agar dapat mencapai suatu fungsi khusus (Grana dan Kalenak, 1991:253). Menurut Schmidt(1988:265) dalam Sukadiyanto, koordinasi adalah perpaduan gerak dari dua atau lebih persendian, yang satu sama lainnya saling berkaitan dalam menghasilkan satu keterampilan gerak. Koordinasi merupakan hasil perpaduan kinerja dari kualitas otot, tulang, dan persendian dalam menghasilkan satu gerak yang efektif dan efesien.
Di mana komponen gerak terdiri dari energi, kontaksi otot, syaraf, tulang dan persendian merupakan koordinasi neuromuskuler. Koordinasi neuromuskuler adalah setiap gerak yang terjadi dalam ururtan dan waktu yang tepat serta gerakannya mengandung tenaga. Sebab terjadinya gerak timbul oleh kontraksi otot, dan otot berkontraksi karena adanya perintah yang diterima melalui sistem syaraf.
Koordinasi neuromuskuler meliputi koordinasi intramuskuler dan intermuskuler. Koordinasi intramuskuler adalah kinerja dari seluruh serabut syaraf dan otot dalam setiap kerja otot yang berkontraksi secara maksimum. Kinerja otot tergantung dari interaksi serabut syaraf dan serabut otot di dalam otot itu sendiri. Sedangkan koordinasi intramuskuler menurut Pyke dalam Sukadiyanto (1991:140) yaitu melibatkan efektivitas otot-otot bekerjasama dalam menampilakan satu gerak, sehingga dalam koordinasi intramuskuler kinerjanya tergantung dari interaksi beberapa otot.
2.
Macam-macam Koordinasi
Pada dasarnya koordinasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu koordinasi umum dan koordinasi khusus (Bompa,1994:322).
a. Koordinasi umum merupakan kemampuan seluruh tubuh dalam menyesuaikan dan mengatur gerakan secara simultan pada saat melakukan suatu gerak (Sage,1984:279). Artinya, bahwa setiap gerak yang dilakukan melibatkan semua atau sebagian besar otot-otot, sistem syaraf, dan persendian. Untuk itu, koordinasi umum ini diperlukan adanya keteraturan gerak dari beberapa anggota badan yang lainnya, agar gerak yang dilakukan dapat harmonis dan efektif sehingga dapat harmonis dan efektif sehingga dapat menguasai keterampilan gerak yang dipelajari. Koordinasi umum merupakan unsur penting dalam penampilan motorik dan menunjukkan tingkat kemampuan yang dimiliki seseorang
b. Koordinasi Khusus merupakan koordinasi antar beberapa anggota badan, yaitu kemampuan untuk mengkoordinasikan gerak dari sejumlah anggota badan secara simultan (sage,1984:278). Pada umumnya setiap teknik dalam cabang olahraga merupakan hasil perpaduan antara pandangan mata-tangan (hand eye-coordination) dan kerja kaki (footwork). Koordinasi khusus merupakan pengembangan dari koordinasi umum yang dikombinasikan dengan kemampuan biomotor yang lain sesuai dengan karakteristik cabang olahraga. Ciri-ciri orang yang memiliki koordinasi khusus yang baik dalam menampilkan keterampilan teknik dapat secara harmonis, cepat, mudah, sempurna, tepat, dan luwes.
Pada dasarnya koordinasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu koordinasi umum dan koordinasi khusus (Bompa,1994:322).
a. Koordinasi umum merupakan kemampuan seluruh tubuh dalam menyesuaikan dan mengatur gerakan secara simultan pada saat melakukan suatu gerak (Sage,1984:279). Artinya, bahwa setiap gerak yang dilakukan melibatkan semua atau sebagian besar otot-otot, sistem syaraf, dan persendian. Untuk itu, koordinasi umum ini diperlukan adanya keteraturan gerak dari beberapa anggota badan yang lainnya, agar gerak yang dilakukan dapat harmonis dan efektif sehingga dapat harmonis dan efektif sehingga dapat menguasai keterampilan gerak yang dipelajari. Koordinasi umum merupakan unsur penting dalam penampilan motorik dan menunjukkan tingkat kemampuan yang dimiliki seseorang
b. Koordinasi Khusus merupakan koordinasi antar beberapa anggota badan, yaitu kemampuan untuk mengkoordinasikan gerak dari sejumlah anggota badan secara simultan (sage,1984:278). Pada umumnya setiap teknik dalam cabang olahraga merupakan hasil perpaduan antara pandangan mata-tangan (hand eye-coordination) dan kerja kaki (footwork). Koordinasi khusus merupakan pengembangan dari koordinasi umum yang dikombinasikan dengan kemampuan biomotor yang lain sesuai dengan karakteristik cabang olahraga. Ciri-ciri orang yang memiliki koordinasi khusus yang baik dalam menampilkan keterampilan teknik dapat secara harmonis, cepat, mudah, sempurna, tepat, dan luwes.
PENGORGANISASIAN KANTOR
Setidak-tidaknya
ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi
perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang
terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau
informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur
yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan
maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi
perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern
ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya
merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi
dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam
menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama,
walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tsb.
1. Pengertian Organisasi Kantor
Berdasarkan
ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:
a. Organisasi
perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi
untuk mencapai tujuan kantor.
b. Organisasi
perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang
melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan
informasi dan merawat aktiva.
c. Organisasi
perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam
mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.
Bentuk
komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis
unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:
1.
Unsur inti adalah manusia
yaitu
orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran.
Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang
dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa
bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui
perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi.
Setelah
organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.
Para
anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya
efektif atau inefektif.
Unsur
kerja (Working elements) yang muncul
dalam organisasi perkantoran meliputi:
1.
Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh
pribadi mereka.
2.
Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin,
perlengkapan kantor dan komputer.
3.
Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.
Derajat
pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas
penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi
perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun
hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran
merupakan tugas menejer.
PRINSIP
ORGANISASI PERKANTORAN
(J.J.W.
Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala Sons &
Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan prinsip
organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
1. Prinsip
tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi
perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang
dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip
kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti
bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi
perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang
saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3. Prinsip
hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang
mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan
sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya
masing-masing.
4. Prinsip
kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para
pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi
keraguan.
5. Prinsip
wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang
sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas
pelaksanaan tugasnya tersebut.
6. Prinsip
laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor,
maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah
dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip
kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan
organisasi perkantoran itu dapat tercapai.
Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan.
Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi
organisasi di waktu yang akan datang.
8. Prinsip
jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif,
jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor
atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer
kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum
semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan
kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum
pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin
berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan
pengawasan).
Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan
maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada
tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer
elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih
serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi
seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi
mamajemen.
ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN
TEKNOLOGI
Pendiri
mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth, menyatakan
bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan manusia dan kondisi
lingkungan, sekalipun bukan segala-galanya, mungkin dapat dibenarkan
pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan mengoorganisasikan dirinya banyak
dipengaruhi oleh kondisi produksi dan perkembangan teknologi”.
SIKAP
PARA AHLI MANAJEMEN TERHADAP PENGARUH TEKNOLOGI:
1. Tidak banyak menaruh minat terhadap
factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick, dan Drukcker).
2.
Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi.
a. Farrow, mengatakan bahwa
suatu pandangan organisasi sebagai system teknologi memberikan kepada
organisasi itu dasar yang lebih baik untuk pemahaman dan perbandingan.
b. Dubin,
menaruh perhatian besar.
c. Walker,
menunjukan sinyalemennya bahwa perubahan organisasi garis kepada organisasi
garis dan staf disebabkan oleh dampak
teknologi.
Memaslahatkan
seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik, seringkali terlalu ditekankan
pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi dan efesiensi biaya.
Dilihat
dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam manajemen
tidak terutama terletak pada latar ekonomi.
Peringatan
dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam produksi atau
teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”. Perubahan-perubahan
yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan
mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan, antara personalia
dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut.
Jika
menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang
disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan
mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi
dalam teknologi.
Manajemen
perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan tradisional umumnya berjalan
secara vertikal.
Artinya
pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara pemimpin dan
bawahan, akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan data dalam System
Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang sedemikian rupa
sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat horizontal”.
Teknologi
informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan kerja yang
progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda dibutuhkan
untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat.
Untuk
memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan komunikasi dengan
orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis horizontal,dan
meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari berbagai
hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan.
Informasi
melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis, lamban dan
mengandung biaya yang tinggi, karena itu garis-garis alternatif perlu dibangun
agar system informasi dapat bekerja dengan cepat.
Hubungan
horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak ditetapkan dalam
organisasi formal, namun manakala teknologi informasi digunakan, maka
hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul, sekalipun berdasarkan
garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah personalia kantor akan
mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja di luar rangka organisasi
formal tersebut.
Para
menejer yang cukup peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai akibat yang
timbul dari pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk memadukan dua
karakter yang berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara kebutuhan
teknologi dan kebutuhan organisasi.
Ada
beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang menimbulkan
konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi seperti:
1.
Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan
diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.
2. Manajemen memodifikasikan organisasi
perkantoran agar dapat menetapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang
diminta oleh teknologi informasi.
3.
Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun
teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh kegiatan
untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketaksesuaian dan konflik
diantara organisasi dan teknologi informasi tersebut.
TEKNOLOGI PERKANTORAN
DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA
Teknologi dan menejemen
kantor
Pengorganisasian
kantor adalah salah satu aspek dan fungsi dari proses menejemen kantor, maka
berbicara teknologi perkantoran tidak lepas dari manajemen kantor dalam suatu
organisasi.
Suatu
organisasi dalam aktifitasnya hampir dapat dipastikan tidak lepas dari
aktifitas menejerial, sejak dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Suatu proses manajemen kantor selalu melahirkan dokumen-dokumen
yang merupakan bagian dari bentuk hasil dari pengolahan data menjadi sebuah
informasi yang berguna bagi pimpinan maupun unit-unit organisasi, maupun pihak
lain yang membutuhkan.
Dalam
suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa dokumen-dokumen
maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan pengolahannya dengan
pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang dalam perkembangannya
merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena organisasi turut berkembang
dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan kompleks, maka teknologi (khususnya
teknologi perkantoran) ikut berkembang seiring dengan meningkatnya kecerdasan
manusia dalam menciptakan teknologi modern, serta di sisi lain tuntutan
kemajuan organisasi dan kebutuhan masyarakat sendiri akan informasi.
Maka
secara bertahap alat-alat konvensionalpun kemudian berkembang semakin pesat,
dengan lahirnya peralatan yang menggunakan mesin-mesin modern. Keuntungan dari
penggunaan alat-alat teknologi kantoran antara lain:
1.
Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data.
2.
Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan.
3.
Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan
tepat.
4.
Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.
5.
Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih
komprehensif dan terpadu.
6.
Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat
dan etos kerja.
Metode dan prosedur kerja
Proses
manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian aktifitas
manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem yang
saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain.
Pola
sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan gambaran sempurna
dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku
akan terdiri dari sejumlah prosedur.
Prosedur
merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk
menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat
masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir
penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari
prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan
yang sama.
Contoh
lain adalah:
Sistem
penjualan
: Personalia, mesin,
formulir, perlengkapan dan warkat.
Prosedur :Pemrosesan pesanan, pengiriman barang,
akunting untuk pengiriman, penerimaan
pembayaran untuk penjualan, penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa
penjualan.
Metode :Metode adalah alat
atau sarana mekanis untuk melaksanakan setiap pekerjaan, terdiri dari:
-
Pemberitahuan penerimaan
pesanan
-
Pemeriksaan status kredit
langganan
-
Persiapan faktur penjualan
-
Distribusi kope faktur
kepada departement pengiriman
-
Pemeriksaan kope pengiriman
yang dikembangkan dari departement pengiriman
-
Lengkapan faktur penjualan
(biaya transport dsb)
-
Distribusi kope kepada
langganan departement akunting dan berkas langganan
Suatu
manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam aktifitasnya
merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya
diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai
metode tertentu pula yang dilaksanakan.
Penggunaan
teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang
telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi
tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.
Teknologi
Perkantoran dalam dimensi Metode dan Prosedur Kerja
Suatu
aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah rangkaian
kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi untuk suatu
sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan prosedur dan metode
kerja yang baik pula.
Metode
dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan teknologi
yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri.
Teknologi perkantoran ditinjau dari
metode dan prosedur kerja dalam suatu organisasi kantor adalah menyesuaikan
teknologi dengan metode dan prosedur kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan
dengan karakteristik kantor tersebut.
Peranan teknologi
perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain:
1.
Dilihat dari metode kerja :
a.
Menciptakan metode kerja yang mengarah pada
pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.
b.
Menambah efisiensi kerja kantor.
c.
Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan
kantor dan subsistem-subsistem pekerjaan.
d.
Mengadakan penghematan waktu dan biaya.
e.
Memeriksa pengeluaran yang sifatnya
memboroskan penggunaan pegawai dan catatan-catatan yang tidak perlu.
2.
Dilihat dari prosedur kerja :
a.
Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan
sehingga berjalan secara efisien dalam hal waktu dan tenaga.
b.
Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga
menghasilkan pekerjaan tang efektif.
c.
Semakin sederhana (singkat).
d.
Semakin efisien kerja (cepat selesai).
TEKNOLOGI
PERKANTORAN
DALAM DIMENSI
SEPERANGKAT ALAT BANTU/HARDWARE
Organisasi
kantor menggarap bidang penyediaan dan penggunaan seperangkat bahan, alat
inventaris,perabot, perkakas, dan mesin-mesin guna melaksanakan kegiatan-kegiatan
kantor tersebut. Seperangkat alat Bantu/hardware inilah yang disebut dengan
teknologi perkantoran.
Semakin
modern suatu organisasi, akan semakin menuntut seperangkat hardware yang modern
pula. Perkembangan kemajuan teknologi perkantoran semakin pesat, berbagai macam
dana corak, bentuk serta kecanggihannya semakin bermunculan saat ini.
Semakin
berkembangnya perangkat hardware yang mendukung bidang perkantoran ini, semakin
memberikan keringanan dan kemudahan bagi manusia di dalam melaksanakan proses
aktifitas kantor dalam manajemen kantor, sehingga perencanaan,
pengorganisasian, pengolahan serta pengawasan kantor dapat berjalan lancer,
serta mampu mengolah dan memproses data menjadi suatu informasi yang tepat,
akurat dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien.
Perkembangan perangkat alat
Bantu/hardware bidang perkantoran
Hardware
kantor adalah seluruh paket atau komponen peralatan yang membentuk suatu
sistem, yang lainnya prosedur dan metode kerja, sehingga memungkinkan kantor
dapat melaksanakan aktifitasnya sesuai fungsinya.
Perkembangan
perangkat hardware kantor ini lebih tampak terlihat sejak manusia (baca:
organisasi) mulai meminimalkan peran tanaga ekstra manusia yang dikerahkan pada
alat-alat manusia konvensional masih berjaya.
Jika
diperinci perangkat hardware kantor ini dapat diklasifikasikan antara lain:
- Machine activites by a person : yang termasuk di dalam klasifikasi ini antara lain type writer, copyng machine, adding and calculating, accounting machines.
- Machines activated by a language : adalah mesin-mesin yang berada di dalam suatu sistem tertentu dengan menggunakan bahasa mesin. Yang termasuk dalam klasifikasi ini adalah unit record (Panch Card), telecommunication machines dan komputerisasi.
Masing-masing
perangkat ini pada dasarnya memiliki tugas yang sama yakni mengolah data
sehingga menghasilkan informasi yang lebih akurat dan tersistem, baik dalam
suatu integrated data processing system, maupun dalam bentuk electrical data
processing system.
Setiap
perngkat hardware kantor, khususnya komputer atau microprocessor senantiasa
melakukan apa yang disebut “Rekayasa dan desain ulang atas dirinya sendiri”
sehingga perangkat ini akan berkembang dan sempurna dari generasi ke generasi.
Komputer
sebagai salah satu alat Bantu/hardware dalam bidang perkantoran, menjadi “raja”
dalam suatu organisasi kantor. Seluruh proses aktifitas kantor yang berjalan
secara efektif, efisien dan tersistem, hampir tidak lepas dari peranannya yang
multiguna dan multifungsi.
Maka
pekerjaan kantor yang begitu kompleks khususnya dan proses manajemen kantor
secara lebih luas, dapat diselesaikan dan dilakukan dengan waktu relatif
singkat tetapi tetap akurat, efisien, terarah dan terpadu, dengan alat bantu
komputer ini.
Teknologi perkantoran dalam
dimensi seperangkat alat Bantu/hardware
Teknologi
perkantoran ditinjau dari keberadaan dan pemanfaatan seperangkat alat
Bantu/hardware adalah rangkaian upaya penyediaan dan pemanfaatan perangkat
hardware yang dibutuhkan dalam seluruh aktifitas kantor, pada saat kapanpun proses
manajemen kantor berlangsung.
Penyediaan
dan pemanfaatan hardware kantor di dalam suatu organisasi kantor diarahkan
sepenuhnya terhadap upaya pencapaian tujuan organisasi, terutama tentunya dalam
menghasilkan informasi yang dibutuhkan di dalam pembuatan keputusan, ataupun
yang di butuhkan pula oleh unit-unit organisasi dan pihak lain yang memerlukan
informasi.
Sesempurna
apapun perangkat hardware kantor yang tersedia, perhatian terhadap mekanisme
kerja (system, prosedur, dan metode) serta memelihara dan perawatan hardware,
menjadi penentu efektif tidaknya proses aktifitas kantor dapat berjalan. Untuk
itu dianjurkan kepada pengguna teknologi hardware kantor:
- Ikutilah system prosedur dan metode kerja yang ada.
- Berikan perawatan kepada hardware kantor yang digunakan
- Tingkatkan kemampuan, pengetahuan dan profesionalisme, agar mampu memanfaatkan hardware kantor secara efektif dan efisien, di samping kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang terjadi secara pesat dan semakin sempurna.
SIKLUS PENGOLAHAN
DATA
SIKLUS PENGOLAHAN
DATA
YANG DIKEMBANGKAN
KOMPONEN
DARI SITEM INFORMASI
TEKNOLOGI
KONTROL
PENGETAHUAN DASAR
PENGOLAHAN DATA
Dunia
bisnis dewasa ini, tidak tergantung pada tujuan dan ukurannya berurusan dengan
pengolahan data tentang kegiatan perusahaanya. Hal ini dilakukan untuk
menyediakan informasi yang tepat mengenal kemajuan usahanya. Informasi tsb
sangat dibutuhkan sekali oleh manajemen dalam rangka membuat keputusan.
Keputusan
para pengusaha didasarkan kepada data seperti : biaya operasi, statistik pasar,
tingkat persediaan dan faktor-faktor kuantitatif lainnya.
Kemampuan
perusahaan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan cepat tentang usahanya,
bermanfaat sekali untuk mempertahankan hidup perusahaan maupun untuk menang
dalam persaingan.
Data
atau fakta yang telah dikumpulkan tentu saja belum bisa digunakan. Hanya
setelah data tsb diolah (diuji, dibandingkan, digolong-golongkan, dianalisa dan
disimpulkan) data tersebut baru menjadi informasi yang berguna dan bernilai
bagi manajemen.
Data informasi dan
pengolahan data
Secara
harfiah, kata DATA adalah bentuk jamak dari kata DATUM yang berarti fakta. Data
merupakan kumpulan fakta belum terorganisasi tetapi dapat diorganisasi.
Pengolahan
data merupakan urutan tindakan atau operasi-operasi yang berhubungan dengan
mengubah fakta/data menjadi informasi yang berguna.
Manfaat pengolahan data
1. Untuk
pengambilan keputusan
Informasi
yang dihasilkan oleh pengolahan data sangat berguna untuk pengambilan keputusan
perusahaan.
2. Operasi
perusahaan sehari-hari
Pengolahan
data berpengaruh terhadap kelancaran jalannya perusahaan sehari-hari, karena keadaan
perusahaan dapat diketahui dengan cepat, dan pengambilan keputusan dapat
dilakukan.
3. Perencanaan
dan pengawasan
Informasi
yang tepat akan membantu manajemen dalam membuat perencanaan pada masa yang
akan datang dan dapat mengawasi kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan.
4. Memenuhi
permintaan pihak luar
Pihak
luar perusahaan seperti para pemegang saham, bank, kantor pajak dan pemerintah,
juga memerlukan informasi tentang keadaan perusahaan, tergantung dari tujuan
mereka masing-masing.
Sistem pengolahan data
Pengolahan
data pada dasarnya suatu system yang didalamnya terkait beberapa aspek. System
pengolahan data dimaksudkan sebagai tindakan-tindakan yang terorganisasi yang
melibatkan berbagai aspek seperti manusia, fasilitas dana peralatan. Secara
umum ada tiga metode yang dapat digunakan dalam system pengolahan data.
Metode
|
Alat
yang digunakan
|
(Manual Data Processing)
(Mechanical Data Processing)
(Elektronik Data Processing)
|
|
Tahapan pengolahan data
1. Pencatatan
(Recording)
Yaitu
kegiatan pencatatan data ke dalam suatu format yang permanen, misalnya dari
faktur atau kuitansi ke dalam jurnal harian.
2. Pengklasifikasian
(Classifyng)
Kegiatan
pengelompokan data yang serupa atau mempunyai sifat-sifat sama. Pengelompokan
ini sangat bergantung kepada informasi yang diharapkan dari data tersebut.
3. Penyusunan
(Sorting)
Proses
yang berhubungan dengan penyusunan atau pengurutan data berdasarkan ciri-ciri
umum. Biasanya data dapay di urutkan berdasarkan nomor atau alfabetik.
Faktur-faktur misalnya dapat diurutkan berdasarkan tanggal terjadinya
penjualan, atau wilayah penjualan.
4. Perhitungan
(Calculating)
Proses
ini meliputi kegiatan (tambah, kurang, bagi, kali) yang dilakukan terhadap
suatu data, menjadi hasil yang diharapkan. Pada sekumpulan faktur penjualan,
misalnya harga harus dilakukan dengan jumlah penjualan untuk mendapatkan
informasi mengenai total penjualan
terhadap suatu jenis barang.
5. Penyimpanan
(Storing)
Suatu
proses penyimpanan data secara teratur agar dapat digunakan pada masa yang akan
datang bila diperlukan.
6. Pengambilan
data kembali (Retriving)
Pengambilan
kembali data dari tempat penyimpanan untuk tujuan pengolahan.
7. Pelaporan
(Reporting)
Proses
penciptaan informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi tersebut.
8. Komunikasi
(Communicating)
Penyampaian
informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi tersebut.
Tahapan-tahapan tersebut, pada sistem yang menggunakan komputer secara
umum dapat dikombinasikanmenjadi 3 bagian yaitu :
1. INPUT :
Pencatatan fakta-fakta atau data ke
media
KOMPUTER SEBAGAI ALAT
PEMROSESAN DATA
Sistem
pemrosesan data mencakup fungsi-fungsi:
1. Perekaman
Data (Data recording)
2. Komunikasi
Data (Data communication)
3. Penyimpanan
atau pengoprasian data (Data storage of filing)
4. Penulisan
atau akses data
5. Pemrosesan
Data (Data processing)
6. Pelaporan
Data (Dta reporting)
Penggunaan
komputer pada perkantoran dibagi menjadi beberapa katagori utama yaitu:
1.
Perekaman
data
Data
diperoleh melalui fakta-fakta, infomasi-informasi yang diolah dengan program
tertentu dan hasilnya akan ke luar data yang dimaksud.
2.
Akunting
(General Accounting)
Banyak
program akunting tersedia guna membuat buku kas induk, laporan piutang, daftar
inventaris, daftar gaji, penerimaan pesanan, catatan utang dan aplikasi
akuntansi lain.
3.
Aplikasi
transaksi yang lain
4.
Manajemen
informasi komputer
Digunakan
untuk mengakses, memanipulasi, menampilkan kembalidata dalam format laporan.
5.
Komunikasi
Sebuah
komputer dapat mentransmisikan data melalui saluran telepon dan menjadi bagian
dari system komunikasi.
Nilai
komputer yang dihasilkan oleh pengolahan data mungkin sulit dihitung dengan
uang ataupun dengan akal pikiran. Oleh karena itu ada beberapa manfaat yang
dapat dirasakan dari penggunaan komputer, diantaranya:
a.
Avaliability (dapat diperoleh), yaitu dapat diperoleh informasi yang
semula tidak dapat diperoleh misalnya data pegawai yang semula hanya menurut
nomor pegawai, dapat diperoleh pula menurut pangkat, jabatan, dsb.
b.
Timeliness (ketepatan waktu)
c.
Accuracy (ketelitian)
d.
Completenes (kelengkapan)
e.
Presentation (penyajian)
DATA DAN KOMUNIKASI
DATA
Istilah
komunikasi data, berhubungan erat dengan pengiriman data menggunakan sistem
transmisi elektronik dari satu komputer ke terminal tertentu. Data yang
dimaksud disini adalah sinyal-sinyal elektromagnetik yang dibangkitkan oleh
sumber data yang dapat ditangkap dan dikirimkan kepada terminal-terminal
penerima. Sedangkan yang dimaksud terminal, menurut International Telecommunications Union-Telephony adalah data terminal equipment atau peralatan
untuk terminal suatu data seperti printer,
disk drive, monitor, papan ketik, plotter, scanner dan lain sebagainya.
Di
bawah ini merupakan beberapa alasan tentang dibutuhkannya suatu teknik
komunikasi data yang menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lain atau
ke terminal tertentu.
1.
Perbedaan lokasi antara lokasi transaksi dengan lokasi pengolahan data
atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga data perlu dikirim
ke lokasi pengolahan data dan di kirim lagi ke lokasi yang membutuhkan
informasi dari data tersebut.
2.
Dari sisi waktu lebih efisien dan dari sisi biaya lebih murah mengirim
data lewat jalur komunikasi, lebih-lebih bila data telah diorganisasikan
melalui komputer, dibandingkan dengan cara pengiriman biasa.
3.
Suatu organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data
dari suatu lokasi pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan
mengirimkan data ke lokasi pengolahan lain yang kurang atau tidak sibuk.
4.
Untuk keperluan efektifitas biaya, sistem ini dapat menggunakan secara
bersama-sama alat-alat yang mahal seperti pencetak grafik atau printer
berkecepatan tinggi.
5. Memungkinkan pengembangan sistem
komputer secara relatif lebih mudah dan menyebabkan sistem menjadi lebih
fleksibel.
6. Terjadinya distributed processing pada jaringan, sehingga dapat mencegah ketergantungan
pada sumber komunikasi atau komputer pusat.
Komunikasi
data merupakan gabungan dua teknik yang sama sekali jauh berbeda, yaitu
pengolahan data dan telekomunikasi. Secara umum dapat dikatakan bahwa
komunikasi data memberikan fasilitas komunikasi jarak jauh dengan sistem
komputer.
ELEMEN-ELEMEN
KOMUNIKASI DATA
Untuk
mengkomunikasikan data dari satu lokasi ke lokasi yang lain, harus tersedia 3
elemen utama sistem yaitu sumber data, media transmisi, dan penerima. Jika
salah satu elemen tidak ada, maka komunikasi tidak akan dapat dilakukan.
Gambar 1.1.
Tiga Elemen Utama Komunikasi Data
Berikut ini
penjelasan mengenai ketiga elemen komunikasi data tersebut.
Elemen 1 : Sumber Data
Sumber
data adalah elemen yang bertugas mengirimkan informasi, misalnya pesawat
telepon, telex, terminal dan lain-lain. Tugasnya membangkitkan berita atau
informasi dan menempatkannya pada media transmisi. Sumber pada umumnya
dilengkapi dengan transmitter yang berfungsi untuk mengubah informasi yang akan
dikirimkan menjadi bentuk yang sesuai dengan media transmisi yang digunakan,
misalnya menjadi:
·
pulsa listrik
·
gelombang elektromagnet
·
pulsa digital seperti pada
PCM (pulse code modulation)
Sebagai
contoh, modem dapat berfungsi sebagai transmitter yaitu perangkat yang bertugas
untuk menyalurkan digital bitstream dari PC sebagai sumber data menjadi sinyal
analog yang dapat dikirimkan melalui jaringan telepon biasa menuju ke tujuan
pengiriman.
Elemen 2 : Media Transmisi
Transmisi
data merupakan proses pengiriman data dari satu sumber ke penerima data.
Beberapa media transmisi dapat digunakan channel (jalur) transmisi atau carrier
dari data yang dikirimkan, dapat berupa kabel, gelombang elektromagnetik, dan
lain-lain.
Untuk
mengetahui tentang transmisi data lebih lengkap, maka perlu diketahui beberapa
hal yang berhubungan dengan proses ini. Hal-hal tersebut menyangkut :
·
media transmisi
·
kapasitas dan tipe channel
transmisi
·
kode transmisi yang
digunakan
·
mode transmisi
·
protokol
·
penanganan kesalahan
transmiasi
Proses
pengubahan informasi menjadi bentuk yang sesuai dengan media transmisi disebut modulasi. Bila sinyal dimodulasi, maka
ia akan dapat menempuh jarak yang jauh. Proses kebalikannya disebut demodulasi.
Media
transmisi dapat berupa :
·
sepasang kawat (twisted pair)
·
kabel coaxial
·
kabel serat optik
·
gelombang elektromagnet
·
dan lain-lain
Secara
umum, media transmisi untuk gelombang elektromagnetik dibagi menjadi dua yaitu
media transmisi guided dan unguided. Pada media guided, gelombang
dipandu untuk menuju penerima dan
merambat pada suatu media yang kasat mata seperti kabel kawat tembaga, serat
optik dan sebagainya. Sedangkan media unguided berfungsi untuk mentransmisikan
data tetapi tidak bertugas sekaligus untuk memandu atau mengarahkan transmisi.
Contoh media transmisi unguided antara lain adalah udara, atmosfir, ruang
angkasa.
Elemen 3 : Penerima Data
Penerima
adalah alat yang menerima data atau informasi, misalnya pesawat telepon,
terminal, dan lain-lain. Penerima mempunyai alat lain yang disebut dengan receiver yang fungsinya untuk menerima
sinyal dari sistem transmisi dan menggabungkannya ke dalam bentuk tertentu yang
dapat ditangkap dan digunakan oleh penerima.
Jika
digambarkan, maka tiga elemen komunikasi data tersebut dapat dijabarkan dalam
model komunikasi sebagai berikut.
Sistem Sumber Sistem penerima
Informasi
Input
m
(m)
|
Data
Input
g
g(t)
|
Sinyal
Dikirim
s(t)
|
Sinyal
Diterima
r(t)
|
Data
Output
g(t)
|
Informasi
Output
(m)
|
Gambar 1.2.
Salah satu model Komunikasi Data
Informasi
input, berarti sesuatu yang akan diberikan oleh sumber data yang merupakan
bentuk asli dari data. Sedangkan data input merupakan sesuatu yang diwakili
oleh fakta, konsep atau intruksi yang berbentuk sesuai dengan cara untuk
berkomunikasi.
TERMINAL
KOMUNIKASI DATA
Komunikasi
data membutuhkan suatu perangkat terminal data atau Data Terminal Equipment
yaitu perangkat yang dapat berfungsi untuk mengirim serta menerima data
dan informasi dari tempat lain. Menurut International
Telecommunications Union Telephony
yang dimaksud terminal disini adalah peralatan untuk terminal data
seperti printer, disk drive, monitor,
papan ketik, plotter, scanner dan
lain sebagainya.
Terminal-terminal
tersebut dapat dikatagorikan menjadi dua kelompok berdasarkan metode pengiriman
data ke jalur transmisi sebagai berikut :
a.
Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi dengan
dikendalikan oleh operator manusia. Terminal model ini seperti yang terdapat
pada beberapa terminal non sinkron tanpa buffer
dan sangat tergantung pada manusia sebagai operatornya. Terminal ini kurang
efektif untuk jalur-jalur komputer yang cukup jauh.
b.
Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi melalui
memori buffer (penyangga) yang
dimilikinya. Jenis terminal ini lebih mahal dibanding dengan terminal yang
pertama, tetapi memungkinkan terjadinya berbagai line sharing techniques sehingga dapat mengurangi jumlah piranti
dan jalur yang mahal.
KENDALA-KENDALA
KOMUNIKASI DATA
DC
Gren dalam bukunya Data Communication mencatat adanya tiga kendala pokok
komunikasi data yaitu waktu tanggap system, throughput dan faktor pengguna atau
manusia.
Waktu tanggap sistem
Waktu
tanggap sistem merupakan ukuran kecepatan sistem dalam memberikan tanggapan
atas input data yang dimasukan. Sebagai contoh adalah pada sistem ATM (Automatic Teller Machine). Ketika
pengguna mesin ini telah memasukan kode-kode tertentu dan mengisi jenis transaksi
yang akan dilakukan, maka sudah pasti ia mengharapkan respon yang cepat dari
mesin sehingga tujuan transaksi seperti pengambilan dan sebagainya dapat segera
tercapai.
Troughput
Troughput
merupakan ukuran beban dari sistem, yaitu prosentase waktu yang diberikan untuk
pengiriman data dengan melewati media transmisi tertentu. Agar tercapai system
yang efektif, maka ukuran keluaran sistem harus setinggi mungkin sehingga dapat
memaksimalkan pemakaian jalur dan terminal yang investasinya sangat mahal.
Faktor Manusia
Manusia
merupakan perancang, pembuat sekaligus pengguna sistem. Faktor manusia
merupakan faktor yang sangat dominan dan menentukan lancar atau tidaknya
sistem. Untuk itu, terminal-terminal harus dapat dioperasikan semudah mungkin
sehingga mengurangi faktor kesalahan manusia dan mempertinggi kecepatan
operasi.
IMPLEMENTASI
KOMUNIKASI DATA
Komunikasi
data yang berkembang sekarang ini, tak lepas dari pemakaian pemakaian perangkat
komputer dalam aplikasinya. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi data
merupakan komunikasi komputer, yang dapat terjadi antara komputer dengan
komputer lain yang didukung oleh beberapa peralatan.
Perusahaan
penerbangan telah lama menerapkan sistem pemesanan tiket (ticketing) jarak jauh
sehingga dapat menjamin bahwa pembeli tiket akan mendapatkan tempat duduk di
pesawat. Biro-biro perjalananpun memanfaatkan system pemesanan tiket untuk
berbagai keperluan seperti pemesanan hotel, restoran, tiket kapal, kereta api,
bis dan sebagainya.
Automatic Teller
Machine (ATM) sebagai mesin pembayaran otomatis,
sudah banyak diterapkan pada Bank-Bank modern. Pemilik kartu kreditpun tidak
perlu menunggu terlalu lama ketika pihak toko akan melakukan konfirmasi dan
otorisasi dari Bank untuk mencegah adanya pemalsuan dan lain sebagainya.
Sistem
jaringan komputer global yang popular saat ini adalah internet.
Fasilitas-fasilitas yang dimilikinya cukup memanjakan pemakai dalam banyak hal.
Kemudian para ilmuan dapat mempergunakan internet sebagai media komunikasi
dengan rekan-rekan sejawatnya melalui sistem konferensi komputer.
Pihak
amatir juga telah memanfaatkan jaringan komputer dengan membentuk suatu
jaringan lokal yang disebut dengan fidonet.
Sistem ini memanfaatkan sarana telepon atau radio tergantung aktifitas mereka
di suatu tempat.
Kemudian
muncul sistem jaringan komunikasi GMS (Global Mobile System) yang memanfaatkan
satelit untuk berkomunikasi langsung di manapun pengguna berada, seperti pada
penggunaan telepon genggam. Yang telah diuji coba adalah melengkapi mobil
dengan system GPS. Pada mobil diletakan sebuah komputer kecil yang membentuk
jaringan komunikasi dengan setelit. Komputer tersebut akan menampilkan peta
jalan di sekitar mobil berada dan memberi tanda posisi mobil tersebut.
BENTUK-BENTUK
KOMUNIKASI DATA
Berdasarkan
bentuk-bentuk penerapannya, system komunikasi data dapat berupa Off-line Communication System atau On-line
Communication System.
Sistem Komunikasi Off-Line
Off-line
communication system adalah suatu sistem pengiriman data melalui fasilitas
telekomunikasi dari satu lokasi ke pusat pengolahan data, tetapi data yang
dikirim tidak langsung diproses oleh CPU (Central Processing Unit).
Gambar 1.3. Sistem Komunikasi
data Off-line
Pada
gambar diatas juga dapat disimpulkan jenis-jenis peralatan yang diperlukan
dalam offline communication system, yaitu terminal, modem, system komputer dan
jalur komunikasi.
Terminal
Terminal
adalah suatu I/O device yang digunakan untuk mengirim data dan menerima data
jarak jauh dengan menggunakan fasilitas komunikasi. Peralatan terminal ini
bermacam-macam, seperti magnetic tape unit, disk drive, paper tape,dan
lain-lain.
Jalur Komunikasi
Jalur
komunikasi adalah fasilitas komunikasi yang sering digunakan, seperti telepon,
telegraf, telex, dan dapat juga dengan fasilitas lainnya.
Modem
Modem
adalah singkatan dari Modulator / Demodulator. Suatu alat yang mengalihkan data
dari sistem kode digital ke dalam sistem kode analog dan sebaliknya.
Sistem komputer
Komputer
merupakan perangkat utama untuk pemrosesan data yang akan menerima input data
dari setiap terminal dan menghasilkan output yang berupa informasi yang
diinginkan oleh pengguna sistem.
Sistem komunikasi ON-Line
Berbeda
dengan system komunikasi offline, pada system komunikasi on-line ini data yang
dikirim melalui terminal dapat langsung diolah oleh pusat komputer, dalam hal
ini CPU.
Online
communication system dapat berbentuk :
·
Realtime system
·
Batch processing system
·
Timesharing system
·
Distributed data processing system
Realtime system
Sistem
Real Time merupakan suatu system
pengolahan data yang membutuhkan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi.
American Airlines merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem
ini. Pada system Real Time,
pengolahan data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena sistem ini
didukung dengan system operasi yang rumit dan system aplikasi yang panjang dan
kompleks.
Kemudian
file induk atau master file dalam harus diupdate dan harus tersedia setiap saat
jika dipergunakan sehingga diperlukan sentralisasi dalam pengorganisasian file
agar system bisa lebih efektif dan efisien. Disamping itu, mengingat file-file
tersebut harus selalu siap sedia setiap saat jika dibutuhkan dalam pengolahan
data, maka file-file tersebut harus disimpan pada input output device yang bisa diakses secara langsung.
Gambar 1.5. Real Time Sistem
Penggunaan
sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain, dan pemograman. Hal
ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau
database yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya peralatan yang digunakan
sebagai database adalah magnetic disk
storage, karena dapat mengolah secara direct
access (akses langsung), dan perlu
diketahui bahwa pada sistem ini menggunakan kemampuan multiprogramming, untuk
melayani berbagai macam keperluan dalam satu waktu yang sama.
Batch Processing System
Batch Processing
System merupakan teknik pengolahan data dengan
menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam
kelompok-kelompok yang disebut batch.
Jadi pada dasarnya, sistem ini akan memproses suatu data setelah data itu
terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu. Sistem tumpuk ini merupakan sistem
pengolahan data yang paling tua meskipun juga paling populer dibanding dengan
sistem yang lainnya.
Gambar 1.5.
Batch Processing Sistem
Dalam
sistem Batch ini, setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke dalam file-file
input yang bisa terbaca komputer baik berupa punch card ataupun disk. Pendekatan
system ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data besar sehingga
diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah. Model ini
juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan akses secara
langsung dari waktu ke waktu melainkan adalah tingkat periode. Misalnya laporan
yang dibutuhkan dalam periode mingguan, bulanan, triwulan, dan sebagainya.
Time Sharing System
Pada
tahun 1959 Christopher Starachy, salah seorang teknokrat dunia telah memberikan
ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh CPU. Baru pada tahun 1961,
pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing system dilakukan di
MIT (Massachusetts Institute of Tecnology) dan diberi nama CTSS (Compatible
Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8 pemakai dengan menggunakan
komputer IBM 7090.
Time
sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh beberapa
pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan pemakai (lihat gambar
1.6).
Gambar 1.6
Time Sharing Sistem
Salah
satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam pemakaian suatu
teller terminal pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah datang ke bank
tersebut untuk menyimpan uang atau mengambil uang, maka buku tabungannya
ditempatkan pada terminal.
Distributed Data Processing
System
Distributed
data processing (DDP) sistem merupakan bentuk yang sering digunakan sekarang
sebagai perkembangan dari time sharing system. DDP sistem dapat didefinisikan
sebagai suatu system komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan
dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan setiap komputer mampu memproses
data secara mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain
dalam suatu system.
Gambar 1.7
DDP Sistem
Setiap
lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari komputer pusat dan mempunyai
simpanan luar sendiri serta dapat melakukan pengolahan data sendiri.
SUMBER:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar