17 WEWENANG DELEGASI DAN DESENTRALISASI

WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI


PENGERTIAN WEWENANG, KEKUASAAN DAN PENGARUH
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak daripada kegiatan-kegiatan. wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat formal harus didukung pula dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu juga wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi. Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:

1. Teori formal (pandangan klasik)
Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.
2. Teori penerimaan (acceptance theory of authority)
Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Chester Barnard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
v Memahami komunikasi tersebut
v Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
v Tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
v Mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka diperlukan adanya :
1. Kekuasaan (power), yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
v Kekuasaan posisi (position power) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
v Kekuasaan pribadi (personal power) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.

Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :

v Kekuasaan balas jasa (reward power) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
v Kekuasaan paksaan (Coercive power) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan sebagainya) akan diterima bila tidak melakukan perintah.
v Kekuasaan sah (legitimate power) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
v Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
v Kekuasaan panutan (referent power) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
v Kekuasaan ahli (expert power) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Menurut David McClelland ada dua sisi wewenang, yaitu sisi positif ditandai dengan perhatian pada pencapaian tujuan bersama atau kelompok. Manajer disini berusaha mendorong bawahannya untuk mengembangkan kekuatan kekuatan dan kecakapannya, baik secara individu maupun kelompok. Sisi negative memandang bahwa dengan kekuasaan berarti menguasai orang lain yang lebih lemah, jadi memandang seseorang sebagai pesuruh saja.

Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan.
v Internal
o Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi
o Anggaran (budget)
o Kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur
o Deskripsi jabatan
v Eksternal
o Undang-undang dan peraturan-peraturan pemerintah.
o Perjanjian kerja kolektif.
o Perjanjian dengan dealer, suplier, dan pelanggan.

2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.

3. Pengaruh (influence) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

STRUKTUR LINI DAN STAF

Dalam suatu organisasi pemimpinlah yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas dengan sebaik-baiknya. Dan dalam mempertanggung jabawaban bukan berarti dia sendiri yang melakukan, karena waktu, perhatian dan pengetahuan yang terbatas, maka dapat menunjuk seseorang yang tepat untuk melaksanakannya, ini bisa lini dan bisa juga staf atau sekelompok orang yang berupa panitia.
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf didalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh lini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staf, ini tergantung situasi yang dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipenuhi oleh seorang staf, yaitu :
v Pengetahuan yang luas di tempat dimana dia bekerja.
v Punya sifat kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian bergaul.
v Punya semangat kerja sama yang ramah.
v Kesederhanaan.
v Kemauan baik dan optimis.

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.
Konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi, struktur organisasi menjadi kompleks dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.




Jenis-jenis staf
Menurut bidang yang dilayani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran, dan lain sebagainya.
Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani staf dibedakan menjadi :
1. Staf pribadi (personal staf ), Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis. Umumnya ini deperbantukan pada manager tingkat tinggi (top manager). Staf pribadi ini ada dua, yaitu :
v Staff Asistens, disebut juga asisten manager atau asisten direktur yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi :
o Asisten to dan executive assistens memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang diperlukan.
o Administrative assistens memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi.
o Special assistens memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.

v Line assistens, yaitu asisten yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nesehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.

2. Staf khusus (specialist Staff), Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Sifat khusus staf specialist yaitu :
o Terbatas dalam pemberian nasehat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi.
o Nasehat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
o Nasehat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu.



WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL

v Wewenang lini (Lini Authority), adalah wewenang dimana atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
v Wewenang Staf (Staff authority), adalah hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.
v Wewenang staf fungsional (Functional Staff Authority), adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.


DELEGASI WEWENANG

Untuk mancapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

Alasan-alasan pendelegasian
Beberapa alasan yang mendasari manager mau mendelegasikan tugasnya lepada orang lain, yaitu:
1. Tugas manager bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.
2. Manager lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi.
3. Manager tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan.
4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.

Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.


Prinsip-prinsip klasik untuk mencapai pendelegasian yang Efektif

1. Prinsip Skalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui kepada siapa dia dapat mendelegasikan, siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya, kepada siapa dia harus mempertanggungjawabkan tugasnya.



2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command).
Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.

3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ketingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas.
Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenang yang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.

Pendelegasian yang gagal

v Dari segi manajer
o Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.
o Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.
o Manajer tidak percaya atas kamampuan bawahannya.
o Manajer berpendapat bahwa bawahannya akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.
o Manajer merasa terancam posisinya bila bawahannya yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.
o Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.



v Dari segi karyawan yang menerima delegasi
o Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.
o Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima kritikan.
o Kurang percaya diri akan kemampuannya.

Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi

Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
v Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
v Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.
v Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).

Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan; Tegaskan tanggung jawab dan wewenang; Berikan motivasi kepada bawahan; Meminta penyelesaian kerja; Berikan latihan.

SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI

Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Derajat Desentralisasi sebagai berikut:
v Filsafat manajemen
Ada sebagian manajer yang otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat.
v Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
Bila semua keputusan dipegang oleh manajemen puncak, maka organisasi tidak mungkin dapat berjalan dengan efisien dan efektif, karena bila ada masalah yang mendesak harus lewat manajer puncak yang tentunya memakan waktu yang lama. Bagi organisasi yang besar cenderung akan memperbesar desentralisasi dalam kegiatan.
v Strategi dan lingkungan organisasi
Faktor ini sangat penting sekali dalam menentukan bentuk yang akan diambil, yang selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi.
v Penyebab geografis organisasi
Semakin menyebar geografis cenderung organisasi menggunakan desentralisasi, karena keputusan yang akan diambil lebih baik bila sesuai dengan lingkungan yang dihadapi.
v Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
Bila peralatan yang tersedia berkurang organisasi cenderung menggunakan sistem sentralisasi, karena sulit untuk memonitor semua kegiatan yang ada di organisasi tersebut.
v Keanekaragaman produk dan jasa
Semakin banyak jenis dan macam produk cenderung untuk menggunakan sistem desentralisasi, sebaliknya jika semakin tidak beraneka produk yang dihasilkan cenderung menggunakan sentralisasi.
v Karakteristik organisasi lainnya
Tergantung pada masing-masing organisasi yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, biaya dan lain sebagainya.
v Kualitas manajer
Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, sebab harus memutuskan dan mengambil tindakan sendiri.