WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI
PENGERTIAN WEWENANG, KEKUASAAN DAN PENGARUH
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak daripada
kegiatan-kegiatan. wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat
formal harus didukung pula dengan wewenang yang bersifat informal, untuk
mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu juga
wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan
kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan
yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk
melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan
hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam
suatu organisasi. Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber
wewenang, yaitu:
1. Teori formal (pandangan klasik)
Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi
hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat
yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari
wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi
perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.
2. Teori penerimaan (acceptance theory of authority)
Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu
kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan
kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang
mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima
(receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal
keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka
kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Kekuasaan
adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau
kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan
menyebabkan konflik dalam organisasi.
Chester Barnard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :
v Memahami komunikasi tersebut
v Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
v Tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
v Mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka diperlukan adanya :
1. Kekuasaan (power), yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut
dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya
kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
v Kekuasaan posisi (position power) yang didapat dari wewenang
formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang
menduduki posisi tersebut.
v Kekuasaan pribadi (personal power) berasal dari para pengikut dan
didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan
merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
v Kekuasaan balas jasa (reward power) berupa uang, suaka,
perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan
perintah atau persyaratan lainnya.
v Kekuasaan paksaan (Coercive power) berasal dari apa yang dirasakan
oleh seseorang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan sebagainya) akan
diterima bila tidak melakukan perintah.
v Kekuasaan sah (legitimate power) Berkembang dari nilai-nilai
intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
v Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power)
berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan
dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
v Kekuasaan panutan (referent power) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
v Kekuasaan ahli (expert power) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Menurut David McClelland ada dua sisi wewenang, yaitu sisi positif
ditandai dengan perhatian pada pencapaian tujuan bersama atau kelompok.
Manajer disini berusaha mendorong bawahannya untuk mengembangkan
kekuatan kekuatan dan kecakapannya, baik secara individu maupun
kelompok. Sisi negative memandang bahwa dengan kekuasaan berarti
menguasai orang lain yang lebih lemah, jadi memandang seseorang sebagai
pesuruh saja.
Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan.
v Internal
o Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi
o Anggaran (budget)
o Kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur
o Deskripsi jabatan
v Eksternal
o Undang-undang dan peraturan-peraturan pemerintah.
o Perjanjian kerja kolektif.
o Perjanjian dengan dealer, suplier, dan pelanggan.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab (
responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila
seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu
permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang
dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang
yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan
diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan
yang akan diambil.
3. Pengaruh (influence) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk
oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan
orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan,
kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan
saluran komunikasi yang lebih baik.
STRUKTUR LINI DAN STAF
Dalam suatu organisasi pemimpinlah yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan tugas dengan sebaik-baiknya. Dan dalam
mempertanggung jabawaban bukan berarti dia sendiri yang melakukan,
karena waktu, perhatian dan pengetahuan yang terbatas, maka dapat
menunjuk seseorang yang tepat untuk melaksanakannya, ini bisa lini dan
bisa juga staf atau sekelompok orang yang berupa panitia.
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam
pelaksanaan suatu kegiatan. Staf didalam melaksanakan fungsinya tidak
secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau
organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh lini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu
organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh
organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap
departemen lini atau staf, ini tergantung situasi yang dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu
dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode
wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam
pokok kualifikasi yang harus dipenuhi oleh seorang staf, yaitu :
v Pengetahuan yang luas di tempat dimana dia bekerja.
v Punya sifat kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian bergaul.
v Punya semangat kerja sama yang ramah.
v Kesederhanaan.
v Kemauan baik dan optimis.
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.
Konsekuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya
administrasi, struktur organisasi menjadi kompleks dan kekuasaan,
tanggung jawab serta akuntabilitas.
Jenis-jenis staf
Menurut bidang yang dilayani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada
di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf
perencanaan, staf pemasaran, dan lain sebagainya.
Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani staf dibedakan menjadi :
1. Staf pribadi (personal staf ), Staf pribadi dibentuk untuk
memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi
biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas
untuk atasan dan biasanya generalis. Umumnya ini deperbantukan pada
manager tingkat tinggi (top manager). Staf pribadi ini ada dua, yaitu :
v Staff Asistens, disebut juga asisten manager atau asisten direktur
yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan
orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas
tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil
keputusan terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf
asisten ini meliputi :
o Asisten to dan executive assistens memberi bantuan kepada pucuk
pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal
yang diperlukan.
o Administrative assistens memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi.
o Special assistens memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.
v Line assistens, yaitu asisten yang berada pada masing-masing
fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nesehat dan
bantuannya pada bidang menurut fungsinya.
2. Staf khusus (specialist Staff), Memberikan saran,
konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.
Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam,
seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang
yang berdiri sendiri. Sifat khusus staf specialist yaitu :
o Terbatas dalam pemberian nasehat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi.
o Nasehat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
o Nasehat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu.
WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL
v Wewenang lini (Lini Authority), adalah wewenang dimana atasan
langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang
perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke
bawahan melalui tingkatan organisasi.
v Wewenang Staf (Staff authority), adalah hak para staf atau
spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada
personalia lini.
v Wewenang staf fungsional (Functional Staff Authority), adalah
hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.
Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak
maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan
kegiatannya.
DELEGASI WEWENANG
Untuk mancapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka
perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian
tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab
pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau
pergi tapi tak punya uang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk
melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi wewenang diartikan sebagai
proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Hal
yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada
orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
Alasan-alasan pendelegasian
Beberapa alasan yang mendasari manager mau mendelegasikan tugasnya lepada orang lain, yaitu:
1. Tugas manager bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena
itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada
orang yang ditunjuk. hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi
kerja.
2. Manager lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu
penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi.
3. Manager tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan.
4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.
Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai
“the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak
selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat
keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya,
pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi
yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi
untuk menyelesaikannya.
Prinsip-prinsip klasik untuk mencapai pendelegasian yang Efektif
1. Prinsip Skalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan
tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang
jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui kepada siapa dia
dapat mendelegasikan, siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya,
kepada siapa dia harus mempertanggungjawabkan tugasnya.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command).
Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan.
Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk
mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa
yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga
akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan
tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.
3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ketingkat organisasi
paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya
agar tercapai efisiensi tugas.
Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi
wewenang yang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya
pada atasan.
Pendelegasian yang gagal
v Dari segi manajer
o Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.
o Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.
o Manajer tidak percaya atas kamampuan bawahannya.
o Manajer berpendapat bahwa bawahannya akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.
o Manajer merasa terancam posisinya bila bawahannya yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.
o Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
v Dari segi karyawan yang menerima delegasi
o Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.
o Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima kritikan.
o Kurang percaya diri akan kemampuannya.
Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
v Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
v Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.
v Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat
pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan di
dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan
dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan
(misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama
lain, komunikasi yang buruk).
Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan
delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan; Tegaskan tanggung jawab dan
wewenang; Berikan motivasi kepada bawahan; Meminta penyelesaian kerja;
Berikan latihan.
SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI
Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada
tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau
pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan
ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Derajat Desentralisasi sebagai berikut:
v Filsafat manajemen
Ada sebagian manajer yang otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat.
v Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
Bila semua keputusan dipegang oleh manajemen puncak, maka organisasi
tidak mungkin dapat berjalan dengan efisien dan efektif, karena bila ada
masalah yang mendesak harus lewat manajer puncak yang tentunya memakan
waktu yang lama. Bagi organisasi yang besar cenderung akan memperbesar
desentralisasi dalam kegiatan.
v Strategi dan lingkungan organisasi
Faktor ini sangat penting sekali dalam menentukan bentuk yang akan
diambil, yang selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi.
v Penyebab geografis organisasi
Semakin menyebar geografis cenderung organisasi menggunakan
desentralisasi, karena keputusan yang akan diambil lebih baik bila
sesuai dengan lingkungan yang dihadapi.
v Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
Bila peralatan yang tersedia berkurang organisasi cenderung menggunakan
sistem sentralisasi, karena sulit untuk memonitor semua kegiatan yang
ada di organisasi tersebut.
v Keanekaragaman produk dan jasa
Semakin banyak jenis dan macam produk cenderung untuk menggunakan sistem
desentralisasi, sebaliknya jika semakin tidak beraneka produk yang
dihasilkan cenderung menggunakan sentralisasi.
v Karakteristik organisasi lainnya
Tergantung pada masing-masing organisasi yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, biaya dan lain sebagainya.
v Kualitas manajer
Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, sebab harus memutuskan dan mengambil tindakan sendiri.
Pada
suatu musim yang sangat kering, dimana saat itu burung-burungpun sangat
sulit mendapatkan sedikit air untuk diminum, seekor burung gagak
menemukan sebuah kendi yang berisikan sedikit air. Tetapi kendi tersebut
merupakan sebuah kendi yang tinggi dengan leher kendi sempit.
Bagaimanapun burung gagak tersebut berusaha untuk mencoba meminum air
yang berada dalam kendi, dia tetap tidak dapat mencapainya. Burung gagak
tersebut hampir merasa putus asa dan merasa akan meninggal karena
kehausan.